O fator R é o que decide se o psicólogo com CNPJ no Simples Nacional paga imposto pelo Anexo V ou pelo Anexo III. A diferença entre os dois não é pequena: a alíquota inicial do Anexo V é 15,5%; a do Anexo III é 6%. O que decide qual dos dois se aplica ao seu consultório é um cálculo chamado Fator R. Ele está inteiramente sob seu controle, porque depende de quanto você paga de folha e pró-labore em relação ao que fatura.
O que é o Fator R
O Fator R é a razão entre dois números apurados nos últimos 12 meses:
Fator R = folha de pagamento (incluindo pró-labore e encargos) ÷ receita bruta
A regra está na Lei Complementar nº 123/2006, art. 18, §5º-M. Se essa razão for igual ou superior a 28%, a atividade migra do Anexo V para o Anexo III. Abaixo de 28%, permanece no Anexo V.
A psicologia está expressamente entre as atividades sujeitas a essa regra. O art. 18, §5º-B, da mesma lei lista "psicologia, psicanálise, terapia ocupacional, acupuntura, podologia, fonoaudiologia" entre as atividades cuja tributação depende do Fator R. Não é fixa num anexo só.
Por que isso importa tanto
| Anexo V | Anexo III | |
|---|---|---|
| Alíquota da 1ª faixa (até R$ 180 mil/ano) | 15,5% | 6% |
| O que determina o enquadramento | Fator R abaixo de 28% | Fator R igual ou acima de 28% |
| O que penaliza | Pagar pouco de pró-labore/folha em relação à receita | : |
A diferença entre 15,5% e 6% na primeira faixa não é só um número de tabela. Ela incide sobre o faturamento bruto, mês a mês. Se repete todo mês em que o Fator R permanece baixo. Um consultório com R$ 15.000,00 de receita mensal, no Anexo V, paga cerca de R$ 2.325,00 de Simples Nacional na primeira faixa. No Anexo III, cerca de R$ 900,00. A distância cresce junto com a receita, porque as faixas seguintes do Simples Nacional também têm alíquotas diferentes entre os dois anexos.
Como calcular o seu Fator R
Some, dos últimos 12 meses:
- Pró-labore bruto que você retirou da empresa: o seu, se for sócio único ou um dos sócios.
- Salários e encargos de qualquer funcionário contratado, incluindo a contribuição patronal previdenciária e o FGTS recolhidos.
- Divida essa soma pela receita bruta acumulada no mesmo período de 12 meses.
Se o resultado for igual ou maior que 28%, você está no Anexo III neste mês de apuração. Se for menor, está no Anexo V. O cálculo se refaz todo mês. Um consultório pode alternar entre os dois anexos ao longo do ano, dependendo de como pró-labore e receita se movem.
Um exemplo com números
Um consultório individual, com receita bruta de R$ 180.000,00 nos últimos 12 meses. O psicólogo, único sócio, retirou R$ 48.000,00 de pró-labore no mesmo período, mais R$ 4.000,00 de contribuição patronal previdenciária. Some pró-labore e encargos: R$ 52.000,00. Divida pela receita: R$ 52.000,00 ÷ R$ 180.000,00 = 28,9%.
Como 28,9% é maior que 28%, esse consultório se enquadra no Anexo III neste mês. Paga a alíquota inicial de 6% em vez de 15,5%. Se o mesmo psicólogo tivesse retirado só R$ 40.000,00 de pró-labore, Fator R de 24,4%, estaria no Anexo V. A alíquota seria quase três vezes maior sobre a mesma receita.
O exemplo mostra por que essa não é uma decisão que se toma uma vez. Pró-labore mais baixo num mês pode empurrar o Fator R abaixo de 28% e mudar o enquadramento do mês seguinte, mesmo com a receita constante.
O que muda o resultado, na prática
Pró-labore mais alto empurra para o Anexo III. Isso é o inverso do que muitos autônomos fazem por reflexo: reduzir o pró-labore para "economizar" no INSS da pessoa física. Para um psicólogo no Simples Nacional, pró-labore baixo demais pode custar mais caro do lado da empresa do que economiza do lado pessoal. Empurra o Fator R para baixo de 28% e leva a atividade para a alíquota maior.
Funcionário contratado ajuda o cálculo, mas tem custo próprio. Contratar secretária ou recepcionista com carteira assinada soma à folha e pode elevar o Fator R. Mas o custo total da contratação, salário, encargos, FGTS, precisa ser comparado ao ganho de alíquota. Não decida só em função do Fator R.
Sociedade entre profissionais muda a conta. Uma clínica com dois ou três psicólogos sócios, cada um com pró-labore, tem uma folha proporcionalmente maior em relação à receita do que um consultório individual com pró-labore mínimo. Isso costuma aproximar do Anexo III com menos esforço, embora não sempre. O detalhe que costuma escapar: o cálculo do Fator R é feito sobre a folha total da pessoa jurídica, não sócio por sócio. Numa clínica com split de receita entre profissionais, é a soma de todos os pró-labores e salários que entra na conta, dividida pela receita bruta total da empresa. Não a proporção individual de cada psicólogo.
O teto do Simples Nacional, para não perder de vista
O Fator R decide entre dois anexos dentro do Simples Nacional. Mas o regime como um todo tem um limite: R$ 4.800.000,00 de receita bruta acumulada em 12 meses. Ultrapassar esse teto tira a empresa do Simples Nacional por completo, independentemente do Fator R. Obriga a migração para outro regime, normalmente Lucro Presumido, com apuração mais complexa e, em geral, carga tributária maior sobre serviço. Para a grande maioria dos consultórios e até clínicas pequenas de psicologia, esse teto está longe da realidade. Vale monitorar se a clínica cresce para vários profissionais e a receita conjunta sobe rápido.
O que fazer antes de decidir
Este texto explica o mecanismo, não decide o seu caso. O cálculo exato do Fator R, mês a mês, e a decisão de quanto retirar de pró-labore versus quanto deixar na empresa são conversa com contador. Envolvem também o impacto no seu INSS pessoal, que muda conforme o valor do pró-labore declarado. Quem está decidindo entre pessoa física e CNPJ pela primeira vez encontra o resto das quatro decisões que precedem essa em /blog/primeiro-ano-de-consultorio.
Vale lembrar também que MEI não é opção para psicólogo em nenhuma hipótese. A vedação está no art. 18-A, §4º, inciso I, da mesma Lei Complementar 123/2006, independente do Fator R. O motivo completo está em /blog/psicologo-pode-ser-mei.
Resumindo
O Fator R decide se o seu CNPJ paga Simples Nacional pelo Anexo V, alíquota inicial de 15,5%, ou pelo Anexo III, 6%. A base é a razão entre folha de pagamento e receita bruta dos últimos 12 meses: regra do art. 18, §5º-M, da Lei Complementar 123/2006, aplicada à psicologia por força do art. 18, §5º-B. O ponto de corte é 28%. Pró-labore mais alto e folha maior aproximam do Anexo III. A decisão de quanto retirar precisa ser tomada junto com o contador, porque afeta também o seu INSS pessoal.
Conteúdo informativo, escrito para apoiar a sua prática. Não substitui a leitura das normas vigentes do CFP nem a orientação do seu conselho regional.