Perder um dia de agenda é contratempo. Perder cinco anos de prontuário porque um HD queimou, ou porque uma conta de nuvem foi cancelada por engano, é outra categoria de problema, e é justamente o prazo que a Resolução CFP nº 06/2019 e os conselhos regionais podem cobrar do psicólogo depois de um atestado ou laudo emitido: os detalhes de prazo estão em quanto tempo guardar prontuário psicológico. A pergunta não é se algum dia um disco, um notebook ou uma conta de armazenamento vai falhar. É se, quando isso acontecer, existe uma segunda cópia em algum lugar que ninguém nunca chegou a testar.
Existe um padrão de segurança da informação, conhecido como regra 3-2-1, pensado exatamente para essa pergunta. Ele não nasceu para consultório de psicologia, mas se aplica a qualquer arquivo que não pode simplesmente sumir, e prontuário é a definição desse tipo de arquivo.
A regra 3-2-1, sem jargão de TI
O CERT.br, o Centro de Estudos, Resposta e Tratamento de Incidentes de Segurança no Brasil, ligado ao NIC.br, publicou em dezembro de 2017 um fascículo inteiro da Cartilha de Segurança para Internet dedicado só a cópias de segurança. A recomendação central, hoje adotada também pela agência americana de cibersegurança CISA como padrão mínimo contra sequestro de dados, resume-se a três números.
Três cópias dos dados. O original mais duas cópias, nunca uma só. Uma cópia sozinha não é backup, é sorte.
Dois tipos diferentes de mídia. Duas cópias no mesmo tipo de disco correm o mesmo risco: se o defeito de fábrica, o vírus ou a corrupção de arquivo que destrói uma também é capaz de destruir a outra, você tem uma cópia, não duas.
Uma cópia fora do local. Pelo menos uma das cópias precisa estar fisicamente longe das outras, ou pelo menos desconectada da rede. É o que sobrevive a incêndio, roubo do notebook ou a um ataque que criptografa tudo o que está ligado no computador na hora do ataque.
Por que isso pesa mais no consultório do que numa pasta de fotos
O que muda o cálculo de risco aqui é o conteúdo. Prontuário eletrônico guarda dado de saúde, a categoria de dado pessoal que a LGPD trata como sensível, com proteção reforçada. A lei não lista uma técnica específica, mas o art. 46 exige que quem trata esse tipo de dado adote medidas de segurança técnicas e administrativas capazes de proteger contra destruição, perda ou alteração acidental, e é esse dever genérico que faz do backup de prontuário eletrônico uma obrigação de segurança da informação em psicologia, não uma precaução pessoal contra perda de arquivo. O detalhamento de LGPD aplicado ao consultório está em LGPD para psicólogos.
O que conta como as três cópias quando tudo já é digital
Sem papel nem servidor próprio, as três cópias costumam se distribuir assim:
- O original ativo, no sistema ou na pasta que você usa no dia a dia.
- A cópia que o provedor mantém, se o serviço de prontuário ou o serviço de nuvem tiver rotina própria de backup. Nem todo plano gratuito tem.
- Uma cópia que você mesmo controla, fora do provedor principal: outro serviço de nuvem, ou um disco externo que não fica plugado o tempo todo.
O erro mais comum é contar duas vezes a mesma coisa: achar que "está na nuvem" e "está sincronizado no computador" são duas cópias independentes, quando ambas dependem da mesma conta e caem juntas se essa conta for comprometida ou excluída.
Dois tipos de mídia sem hardware físico em casa
Não é preciso comprar servidor. Dois tipos de mídia, na prática de um consultório pequeno, costuma significar dois provedores diferentes (o armazenamento do software de prontuário e um serviço de nuvem pessoal, por exemplo), ou um provedor de nuvem mais um disco externo guardado em outro endereço. O ponto não é o hardware em si: é que a falha de um caminho não pode também ser a falha do outro, o que descarta duas pastas sincronizadas na mesma conta de nuvem como as tais "duas mídias".
Com que frequência fazer o backup
Não existe um número único certo para todo consultório: a frequência precisa acompanhar o quanto seria custoso reconstruir o que se perdeu entre uma cópia e outra. Quem atende todos os dias e registra evolução na hora perde mais reconstruindo uma semana de prontuário do que reconstruindo um dia. Sincronização automática e contínua, quando o provedor oferece, resolve isso sem exigir rotina manual; na ausência dela, um backup manual semanal já reduz bastante o intervalo de risco em relação a um backup só quando alguém lembra.
Testar a restauração é a parte que quase ninguém faz
Ter uma cópia que nunca foi restaurada é ter uma cópia hipotética. Arquivo corrompido silenciosamente, credencial de acesso vencida, pasta errada sincronizada por meses: nada disso aparece até o dia em que a cópia é realmente necessária, e aí já é tarde para descobrir. A pergunta prática que fecha essa lacuna já está formulada em LGPD para psicólogos: como é feito o backup, e quando foi a última vez que a restauração foi testada de verdade, não só configurada.
Quem cuida do backup quando o prontuário mora numa plataforma paga
Se o prontuário está em software de terceiro, parte do trabalho de manter as três cópias deixa de ser sua e passa a ser do fornecedor, o que não elimina a responsabilidade, só muda onde perguntar. As questões a levar a qualquer fornecedor antes de assinar, detalhadas na seção sobre prontuário em plataforma paga de quanto tempo guardar prontuário psicológico, incluem se os dados podem ser exportados por completo sem depender do fornecedor, e o que acontece com eles em caso de cancelamento. A elas vale acrescentar uma pergunta direta de backup: existe cópia redundante do banco de dados, em quantos lugares, e com que frequência ela é feita.
E quem ainda está em papel?
Backup de arquivo em papel é outra conta, mas o princípio de fundo é o mesmo: uma via única, numa gaveta, é tão frágil quanto um HD sem cópia. Digitalizar o prontuário físico periodicamente e guardar o arquivo digitalizado seguindo a mesma lógica de três cópias resolve boa parte do risco, sem exigir migração completa para um sistema eletrônico. O checklist do que precisa ficar registrado, digital ou em papel, está em prontuário psicológico: o que registrar.
O que o CFP e a LGPD exigem, e o que não exigem
Vale declarar o limite exato do que existe em norma. Não há resolução do CFP prescrevendo a regra 3-2-1 ou qualquer técnica específica de cópia de segurança: o conselho exige guarda pelo prazo devido e trata do descarte, não do método de backup. A LGPD, no art. 46, exige medida de segurança adequada, sem descrever qual. A regra 3-2-1 é prática de mercado, difundida por referência técnica como o CERT.br, não uma obrigação legal nomeada com esse número. Aplicá-la é uma forma razoável de cumprir o dever genérico de proteção que a lei já exige, não uma exigência à parte que se soma a ela.
No fim, a pergunta que resume tudo isto é simples de fazer e incômoda de responder sem checar antes: se o disco onde o prontuário está agora falhasse hoje, em quantos minutos existiria uma cópia completa, testada e restaurável, em outro lugar?
Conteúdo informativo, escrito para apoiar a sua prática. Não substitui a leitura das normas vigentes do CFP nem a orientação do seu conselho regional.