Equipe: outro psicólogo e o acesso de secretaria

Mais de uma pessoa na mesma conta, seja outro psicólogo ou uma secretária, se resolve em Configurações › Equipe.

São duas contratações, e é bom saber disso antes de convidar alguém: o módulo Vários profissionais, que abre a tela de Equipe, e depois um assento por pessoa, contratado como adicional. Sem o módulo, o convite não sai. Com o módulo e sem assento livre, também não. As duas coisas ficam em Meu plano, e a tela de Equipe leva até lá quando falta alguma.

O que cada acesso enxerga

Profissional atende. Tem agenda e prontuário próprios, separados dos das outras pessoas da conta: na mesma clínica, um psicólogo não abre o prontuário do outro.

Secretaria organiza. Enxerga agenda e financeiro, e nunca o prontuário. Isso não é uma tela escondida nem uma permissão que alguém pode desmarcar por engano. O acesso de secretaria não cria o vínculo com o prontuário que o acesso de psicólogo cria, e não há caminho pelo qual ela chegue lá.

Assentos

O bloco Assentos mostra, por tipo de acesso, quantos você contratou e quantos estão em uso.

Duas coisas que costumam surpreender:

• O responsável pela conta já ocupa o primeiro assento de profissional, e esse vem no plano. Se você quer mais um psicólogo, é mais um assento.
• Convite ainda não aceito ocupa assento. Enquanto ele estiver pendente, o lugar está reservado. Se não fosse assim, um assento renderia dez convites e quem entrasse seria decidido por quem clicasse primeiro.

Convidar alguém

Em Pessoas › Convidar alguém, você preenche o e-mail, escolhe o tipo de acesso e clica em Enviar convite.

O convite sai por e-mail. Ele também aparece na tela como link, uma única vez, e dá para copiar e mandar pelo WhatsApp se o e-mail não chegar. Depois que você sai da tela, o link não volta: o sistema não guarda o código dele, só uma marca que serve para conferir o link quando alguém o apresenta. Se perdeu, revogue o convite e mande outro.

Convite vale 14 dias.

Do outro lado

Quem recebe abre o link e vê de quem é o convite e para qual conta. O que acontece depois depende de já existir uma conta com aquele e-mail:

• Já existe: ela confirma com a senha que já usa. O e-mail não serve de prova, porque quem tem o link não é necessariamente quem tem a caixa de entrada.
• Não existe: ela preenche nome e cria uma senha ali mesmo.

Em seguida clica em Aceitar e entrar e já cai dentro da conta, com o acesso que você escolheu.

Convites em aberto e como cancelar

A lista Convites em aberto mostra quem ainda não respondeu e quando cada convite expira. Revogar cancela e devolve o assento na hora.

Remover o acesso de alguém

Na lista de pessoas, Remover. A pessoa perde o acesso imediatamente e o assento fica livre de novo.

O histórico continua. As sessões que ela atendeu, as evoluções que escreveu e a trilha de quem abriu qual prontuário ficam onde estão, porque é registro clínico e não rascunho. A guarda documental exigida pela profissão não depende de a pessoa continuar na equipe.

Você não consegue remover o responsável pela conta nem o seu próprio acesso: nesses dois casos o botão não aparece.

Quando o adicional é cancelado

Se você reduzir os adicionais e alguém ficar sem assento pago, essa pessoa para de conseguir entrar, e a tela de Equipe avisa embaixo do nome dela que o assento não está coberto.

Vale reparar em por que o aviso está ali. A recusa acontece no login dela, longe da sua tela, então sem esse aviso você descobriria pelo telefone de quem não conseguiu entrar. As saídas são reativar o adicional em Meu plano ou remover o acesso.

Perguntas que aparecem

A secretária vai ver o que escrevo nas sessões? Não. Nem o texto, nem um resumo, nem o título. Ela vê que existe uma sessão marcada, com horário e nome do paciente, porque é disso que a agenda é feita.

Preciso trocar de plano para ter secretária? Não. O módulo Vários profissionais e o assento de secretaria são contratações à parte, e entram em cima do plano que você já tem.

Dá para ter só secretária, sem outro psicólogo? Dá. Os assentos são contados por tipo de acesso, então você pode contratar assento de secretaria sem contratar assento de profissional.