Mais de uma pessoa na mesma conta, seja outro psicólogo ou uma secretária, se resolve em Configurações › Equipe.
São duas contratações, e é bom saber disso antes de convidar alguém: o módulo Vários profissionais, que abre a tela de Equipe, e depois um assento por pessoa, contratado como adicional. Sem o módulo, o convite não sai. Com o módulo e sem assento livre, também não. As duas coisas ficam em Meu plano, e a tela de Equipe leva até lá quando falta alguma.
O que cada acesso enxerga
Administrador da clínica administra tudo o que é da clínica: agenda de todos, financeiro, cadastro da equipe, plano. E lê o prontuário de todos — a clínica responde pela guarda desses registros, inclusive pelos cinco anos que o CFP exige, e quem responde precisa poder alcançar o que guarda. Ler é uma coisa; escrever é outra: ninguém escreve no prontuário de outro profissional, e cada abertura de prontuário alheio fica registrada com nome, data e origem.
Profissional atende. Tem agenda e prontuário próprios, separados dos das outras pessoas da conta: um psicólogo não abre o prontuário do outro.
Secretaria organiza. Enxerga agenda e financeiro, e nunca o prontuário. Isso não é uma tela escondida nem uma permissão que alguém pode desmarcar por engano. O acesso de secretaria não cria o vínculo com o prontuário que o acesso de psicólogo cria, e não há caminho pelo qual ela chegue lá.
Esses três são os perfis que já vêm prontos. Se você preferir que nem quem administra leia prontuário, isso se resolve em Perfis de acesso — vale pensar nisso quando quem administra a conta não é psicólogo. Se um deles chega perto mas não serve — uma recepção que também configura a nota fiscal, um profissional que não vê o financeiro —, dá para criar o seu em Perfis de acesso. O perfil pronto do acesso de secretaria se chama Recepção.
Assentos
O bloco Assentos mostra, por tipo de acesso, quantos você contratou e quantos estão em uso.
Duas coisas que costumam surpreender:
- O responsável pela conta já ocupa o primeiro assento de profissional, e esse vem no plano. Se você quer mais um psicólogo, é mais um assento.
- Convite ainda não aceito ocupa assento. Enquanto ele estiver pendente, o lugar está reservado. Se não fosse assim, um assento renderia dez convites e quem entrasse seria decidido por quem clicasse primeiro.
Comprar mais um assento
No bloco Assentos, Comprar abre uma confirmação com o preço por mês do assento antes de contratar. No teste grátis, o assento entra na hora e o valor vai para a primeira fatura. Depois do teste, nasce uma cobrança com a diferença proporcional aos dias que faltam no ciclo, e o assento só passa a valer quando ela for paga. Daí em diante, ele entra em cada renovação.
Quem pode mexer na equipe
Convidar, comprar assento, remover acesso e editar o cadastro de quem atende são ações do responsável pela conta. Para as outras pessoas os botões aparecem desabilitados, com o motivo escrito ao lado. Trocar o perfil de alguém fica no seletor Perfil de acesso de cada pessoa — ver Perfis de acesso.
Convidar alguém
Em Pessoas › Convidar alguém, você preenche o e-mail, escolhe o tipo de acesso e clica em Enviar convite.
Se a sua clínica tem perfis próprios, dá para escolher também o Perfil de acesso com que a pessoa vai entrar. Sem escolher, vale o padrão do tipo de acesso. Um perfil que dá mais acesso que o padrão pede confirmação antes de enviar. Os detalhes estão em Perfis de acesso.
O convite sai por e-mail. Ele também aparece na tela como link, uma única vez, com o botão Copiar o link, para mandar pelo WhatsApp se o e-mail não chegar. Depois que você sai da tela, o link não volta: o sistema não guarda o código dele, só uma marca que serve para conferir o link quando alguém o apresenta. Se perdeu, revogue o convite e mande outro.
Convite vale 14 dias.
Do outro lado
Quem recebe abre o link e vê de quem é o convite e para qual conta. O que acontece depois depende de já existir uma conta com aquele e-mail:
- Já existe: ela confirma com a senha que já usa. O e-mail não serve de prova, porque quem tem o link não é necessariamente quem tem a caixa de entrada.
- Não existe: ela preenche nome e cria uma senha ali mesmo.
Em seguida clica em Aceitar e entrar e já cai dentro da conta, com o acesso que você escolheu.
Dois casos travam o aceite, e é bom reconhecê-los quando a pessoa avisar que não conseguiu:
- A conta dela entra pelo Google. Não há senha para conferir. A tela do convite avisa isso logo ao abrir, antes de pedir qualquer senha, e mostra o botão Criar uma senha: ela cria a senha em Esqueci minha senha, com o mesmo e-mail, volta ao link e clica em Já criei a senha.
- O e-mail já faz parte de outra conta do PsicologoFácil. Uma pessoa pertence a uma conta por vez, e o aceite recusa com o motivo escrito. Aí o caminho é convidar um e-mail diferente.
Convites em aberto e como cancelar
A lista Convites em aberto mostra quem ainda não respondeu e quando cada convite expira. Revogar pede confirmação com o e-mail do convite, cancela e devolve o assento na hora. O link não se recupera: para chamar a mesma pessoa, mande outro convite.
Remover o acesso de alguém
Na lista de pessoas, Remover. A pessoa perde o acesso imediatamente e o assento fica livre de novo. Se ela estiver com o sistema aberto naquele momento, a sessão dela é encerrada: em até quinze minutos qualquer tela que ela tentar abrir pede login de novo, e o login não entra mais.
O histórico continua. As sessões que ela atendeu, as evoluções que escreveu e a trilha de quem abriu qual prontuário ficam onde estão, porque é registro clínico e não rascunho. A guarda documental exigida pela profissão não depende de a pessoa continuar na equipe.
Você não consegue remover o responsável pela conta nem o seu próprio acesso: nesses dois casos o botão não aparece.
Quando o adicional é cancelado
Cancelar um assento em uso é recusado em Meu plano — a tela pede para liberar a pessoa antes. Mas se um assento deixar de estar pago por outro caminho (o adicional venceu, ou foi ajustado pelo suporte) e alguém ficar sem ele, essa pessoa para de conseguir entrar, e a tela de Equipe avisa embaixo do nome dela que o assento não está coberto.
Vale reparar em por que o aviso está ali. A recusa acontece no login dela, longe da sua tela, então sem esse aviso você descobriria pelo telefone de quem não conseguiu entrar. As saídas são contratar o assento de novo, pelo botão desta tela, ou remover o acesso.
Ela sai das listas de escolha, e continua aparecendo onde já era responsável. Enquanto o assento não estiver coberto, ela não aparece no filtro de profissional da Agenda nem entre os destinos de uma transferência de paciente — mandar paciente para quem não consegue entrar entregaria a pessoa a uma agenda que ninguém abre. Nos pacientes que já são dela, o nome continua na coluna Profissional: ela ainda é a responsável, e apagar isso da tela não muda o fato.
Se ela era a segunda pessoa da conta, a Agenda e a lista de pacientes voltam a se comportar como conta de uma pessoa só — sem filtro por profissional e sem botão de transferir — até o assento voltar.
Perguntas que aparecem
A secretária vai ver o que escrevo nas sessões? Não. Nem o texto, nem um resumo, nem o título. Ela vê que existe uma sessão marcada, com horário e nome do paciente, porque é disso que a agenda é feita.
Preciso trocar de plano para ter secretária? Não. O módulo Vários profissionais e o assento de secretaria são contratações à parte, e entram em cima do plano que você já tem.
Dá para ter só secretária, sem outro psicólogo? Dá. Os assentos são contados por tipo de acesso, então você pode contratar assento de secretaria sem contratar assento de profissional.