Cada pessoa da sua equipe tem um perfil de acesso: ele diz o que ela pode fazer e — a parte que costuma importar mais — sobre os dados de quem.
Fica em Configurações › Perfis de acesso, no grupo Clínica (e também pelo atalho dentro de Equipe).
Os três perfis que já vêm prontos
Você não precisa configurar nada para começar. Toda conta tem estes três, e eles são exatamente o que o sistema sempre fez:
Administrador da clínica — enxerga e administra tudo o que é da clínica: agenda de todos, financeiro, cadastro da equipe, repasse, plano.
Profissional — o próprio trabalho: a própria agenda, os próprios pacientes, o próprio prontuário.
Recepção — organiza a agenda de todos e cuida do financeiro. Nunca abre prontuário.
Quem entra na sua equipe recebe o perfil correspondente ao tipo de acesso dela, e é isso que vale enquanto você não mexer em nada, a não ser que você escolha outro perfil já no convite (explicado mais abaixo).
Quando criar um perfil seu
Quando um dos três chega perto mas não serve. Alguns pedidos comuns:
- uma recepção que também configura a nota fiscal, ou uma que não emite nota;
- um profissional que não deve ver o financeiro da clínica;
- alguém que coordena e transfere pacientes entre profissionais, sem ser o responsável pela conta.
Os perfis prontos não se editam — eles valem para todas as contas do PsicologoFácil, e uma mudança ali mudaria o acesso de todo mundo. O que você faz é Duplicar para ajustar: sai uma cópia que é só da sua clínica, com o nome que você quiser, e aí você ajusta.
As três respostas de cada item
É aqui que está a ideia toda. Para cada coisa que se pode fazer, a resposta é uma de três:
- Não — a pessoa não faz.
- Só os meus — faz, sobre o que ela mesma atende.
- De todos — faz, sobre a clínica inteira.
Uma escolha, não duas. Isso evita a combinação que não significa nada ("não pode ver, mas de todos") e faz a linha ler como uma frase: financeiro, de todos.
Em alguns itens só aparecem duas opções — Não e Sim. São os que só existem sobre os próprios dados, e o motivo está mais abaixo.
"Só os meus" no financeiro quer dizer o que é dos pacientes da pessoa: as cobranças, os recebimentos, o resumo e o extrato saem só deles. Receita avulsa e despesa são da clínica inteira — não têm paciente nem profissional —, então quem tem o financeiro "só os meus" não as vê nem as lança. Para isso, o alcance precisa ser De todos.
Salvar um perfil que alguém já usa
Editar um perfil muda o acesso de todas as pessoas que estão nele, na hora. Por isso, quando há alguém no perfil, Salvar pede confirmação: a tela diz quantas pessoas são afetadas e lista o que ficou mais amplo nesta edição. Perfil novo (duplicado) e perfil sem ninguém dentro salvam direto, porque não mudam o acesso de ninguém.
Se a gravação falhar, o motivo aparece no próprio editor, junto dos botões — o que você montou continua lá.
Só o responsável pela conta edita perfis. Para as outras pessoas os botões aparecem desabilitados, com o motivo ao lado.
Simples e avançado
A tela abre no essencial: as decisões que a maioria das clínicas toma. Coisas como bloquear horário, exportar a base de pacientes ou configurar a emissão de nota ficam atrás de Mostrar avançadas.
Elas continuam valendo enquanto estão escondidas — o botão mostra, não desliga. Se um perfil tem permissões avançadas ativas, a tela avisa quantas são.
O prontuário: quem administra lê, e ninguém escreve no de outro
Numa clínica, o prontuário é registro da instituição — quem responde pela guarda dele (inclusive pelos cinco anos que o CFP exige) precisa poder alcançá-lo. Por isso o perfil Administrador da clínica já vem com Abrir o prontuário: de todos.
Duas coisas importantes sobre isso:
Cada abertura fica registrada. Quando alguém abre um prontuário que não é dos seus pacientes, o sistema grava quem abriu, quando e de onde. Não é uma trava — é o rastro que sigilo profissional exige: se algum dia houver dúvida sobre um acesso, a resposta está lá.
Ninguém escreve no prontuário de outro. Ler é permissão; escrever não. Escrever no prontuário só tem Não e Sim, e o sim vale só para os pacientes da própria pessoa; o banco de dados recusa qualquer tentativa de ampliá-lo. O motivo é direto: evolução assinada por um profissional e redigida por outro é documento falso, e nenhuma configuração autoriza isso.
Se você preferir que ninguém além de quem atende leia o prontuário, isso é um clique: duplique o perfil Administrador, deixe Abrir o prontuário em Não, e use a cópia. Vale a pena pensar nisso se quem administra a conta não é psicólogo — o sigilo do que ele lê passa a ser responsabilidade da clínica.
O que nenhum perfil pode dar
A anotação privada de sessão. Ela não é prontuário: é a anotação pessoal do psicólogo, o lugar do que não vai para o registro. Nem quem administra a clínica a lê, e não há configuração que mude isso.
Escrever no prontuário de outro profissional, como explicado acima.
Trocar o perfil de alguém
Em Configurações › Equipe, na lista de Pessoas, cada linha tem o seletor Perfil de acesso. Escolha o novo perfil e o sistema pede confirmação mostrando o que a pessoa passa a enxergar — e, em destaque, o que ficou mais amplo do que ela tinha antes, como "Prontuário › Abrir o prontuário: de toda a clínica".
Só aparecem no seletor os perfis do mesmo tipo de acesso da pessoa, mais o padrão do tipo dela.
Duas regras que valem a pena saber:
- O perfil tem de ser do mesmo tipo de acesso. Um perfil de recepção não pode ser dado a quem ocupa assento de profissional — o assento é pago por tipo, e a permissão e a cobrança não podem discordar.
- Mudança vale na hora. Tirou uma permissão, ela para de funcionar imediatamente para quem estava naquele perfil. Não há espera nem necessidade de a pessoa sair e entrar de novo.
Escolher o perfil já no convite
Em Configurações › Equipe › Convidar alguém, depois do tipo de acesso, há o seletor Perfil de acesso. Deixando em Padrão, a pessoa entra com o perfil pronto do tipo dela. Escolhendo outro, ela já entra com ele. Assim, quem deve ter menos acesso não passa o primeiro dia com o acesso completo esperando você lembrar de restringir.
- Aparecem só os perfis do tipo de acesso escolhido no convite. Trocou o tipo, o seletor volta para o padrão.
- Se o perfil escolhido dá mais acesso que o padrão, o sistema pede confirmação antes de enviar e mostra o que fica mais amplo, igual à troca de perfil na lista de pessoas. Um perfil que só restringe é enviado direto.
- O perfil passa a valer quando a pessoa aceita. Até lá, a lista Convites em aberto mostra qual perfil cada convite vai aplicar.
- Se, antes do aceite, o perfil for apagado ou passar a ser de outro tipo de acesso, a pessoa entra com o padrão. O convite não trava por isso. Depois, é só trocar o perfil na linha dela.
Escolher perfil no convite é do responsável pela conta, a mesma pessoa que edita perfis.
Apagar um perfil
Só dá para apagar perfil que ninguém está usando. Se houver alguém, a tela recusa e diz quantas pessoas são — mova-as para outro perfil primeiro, pelo seletor de perfil de cada pessoa em Configurações › Equipe.
A recusa é de propósito: apagar e devolver todo mundo ao perfil padrão em silêncio mudaria o acesso de várias pessoas num clique que ninguém leu como "mover a equipe".
Perfis existem quando há equipe
Se a sua conta é de uma pessoa só, não há perfil a ajustar: a tela abre com um aviso e o botão Ver no plano. Perfis vêm com o módulo Vários profissionais, o mesmo que abre a tela de Equipe.