Perfis de acesso: quem pode o quê, e sobre os dados de quem

Cada pessoa da sua equipe tem um perfil de acesso: ele diz o que ela pode fazer e — a parte que costuma importar mais — sobre os dados de quem.

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Os três perfis que já vêm prontos

Você não precisa configurar nada para começar. Toda conta tem estes três, e eles são exatamente o que o sistema sempre fez:

Administrador da clínica — enxerga e administra tudo o que é da clínica: agenda de todos, financeiro, cadastro da equipe, repasse, plano.

Profissional — o próprio trabalho: a própria agenda, os próprios pacientes, o próprio prontuário.

Recepção — organiza a agenda de todos e cuida do financeiro. Nunca abre prontuário.

Quem entra na sua equipe recebe o perfil correspondente ao tipo de acesso dela, e é isso que vale enquanto você não mexer em nada.

Quando criar um perfil seu

Quando um dos três chega perto mas não serve. Alguns pedidos comuns:

• uma recepção que também emite nota fiscal, mas não vê o repasse;
• um profissional que não deve ver o financeiro da clínica;
• alguém que coordena e transfere pacientes entre profissionais, sem ser o responsável pela conta.

Os perfis prontos não se editam — eles valem para todas as contas do PsicologoFácil, e uma mudança ali mudaria o acesso de todo mundo. O que você faz é Duplicar para ajustar: sai uma cópia que é só da sua clínica, com o nome que você quiser, e aí você ajusta.

As três respostas de cada item

É aqui que está a ideia toda. Para cada coisa que se pode fazer, a resposta é uma de três:

• Não — a pessoa não faz.
• Só os meus — faz, sobre o que ela mesma atende.
• De todos — faz, sobre a clínica inteira.

Uma escolha, não duas. Isso evita a combinação que não significa nada ("não pode ver, mas de todos") e faz a linha ler como uma frase: financeiro, de todos.

Em alguns itens só aparecem duas opções — Não e Sim. São os que só existem sobre os próprios dados, e o motivo está mais abaixo.

Simples e avançado

A tela abre no essencial: as decisões que a maioria das clínicas toma. Coisas como bloquear horário, exportar a base de pacientes ou configurar a emissão de nota ficam atrás de Mostrar avançadas.

Elas continuam valendo enquanto estão escondidas — o botão mostra, não desliga. Se um perfil tem permissões avançadas ativas, a tela avisa quantas são.

O prontuário: quem administra lê, e ninguém escreve no de outro

Numa clínica, o prontuário é registro da instituição — quem responde pela guarda dele (inclusive pelos cinco anos que o CFP exige) precisa poder alcançá-lo. Por isso o perfil Administrador da clínica já vem com Abrir o prontuário: de todos.

Duas coisas importantes sobre isso:

Cada abertura fica registrada. Quando alguém abre um prontuário que não é dos seus pacientes, o sistema grava quem abriu, quando e de onde. Não é uma trava — é o rastro que sigilo profissional exige: se algum dia houver dúvida sobre um acesso, a resposta está lá.

Ninguém escreve no prontuário de outro. Ler é permissão; escrever não. Escrever no prontuário só existe com o alcance "os meus", e o banco de dados recusa qualquer tentativa de ampliá-lo. O motivo é direto: evolução assinada por um profissional e redigida por outro é documento falso, e nenhuma configuração autoriza isso.

Se você preferir que ninguém além de quem atende leia o prontuário, isso é um clique: duplique o perfil Administrador, deixe Abrir o prontuário em Não, e use a cópia. Vale a pena pensar nisso se quem administra a conta não é psicólogo — o sigilo do que ele lê passa a ser responsabilidade da clínica.

O que nenhum perfil pode dar

A anotação privada de sessão. Ela não é prontuário: é a anotação pessoal do psicólogo, o lugar do que não vai para o registro. Nem quem administra a clínica a lê, e não há configuração que mude isso.

Escrever no prontuário de outro profissional, como explicado acima.

Trocar o perfil de alguém

Na lista de Pessoas, o perfil de cada um aparece embaixo do tipo de acesso. Clicando nele você vai para a tela de perfis.

Duas regras que valem a pena saber:

• O perfil tem de ser do mesmo tipo de acesso. Um perfil de recepção não pode ser dado a quem ocupa assento de profissional — o assento é pago por tipo, e a permissão e a cobrança não podem discordar.
• Mudança vale na hora. Tirou uma permissão, ela para de funcionar imediatamente para quem estava naquele perfil. Não há espera nem necessidade de a pessoa sair e entrar de novo.

Apagar um perfil

Só dá para apagar perfil que ninguém está usando. Se houver alguém, a tela recusa e diz quantas pessoas são — mova-as para outro perfil primeiro.

A recusa é de propósito: apagar e devolver todo mundo ao perfil padrão em silêncio mudaria o acesso de várias pessoas num clique que ninguém leu como "mover a equipe".

Perfis existem quando há equipe

Se a sua conta é de uma pessoa só, esta tela não aparece — não há perfil a ajustar. Ela vem com o módulo Vários profissionais, o mesmo que abre a tela de Equipe.