As conversas com pacientes são dados pessoais sensíveis, e o sistema as trata como o prontuário.
Quem lê
Só você, dono do número conectado. Nem o administrador da clínica lê a conversa de outro profissional. Abrir a conversa de um paciente, abrir um arquivo dela e exportá-la ficam no Registro de acessos do prontuário dele, como a abertura do prontuário. Buscar nas mensagens fica no log da conta, sem o termo procurado: o que você busca numa conversa já é conteúdo.
Como fica guardado
O texto das mensagens, o nome que a pessoa usa no WhatsApp, as transcrições e os arquivos baixados são cifrados com a chave da sua clínica antes de serem gravados. As chaves da sessão do WhatsApp ficam separadas, num lugar que a aplicação não alcança.
A leitura por IA
Em Configurações › WhatsApp há a opção A IA lê as mensagens novas dos pacientes. Ela vem desligada. Ligada, cada mensagem nova de paciente vai ao provedor de IA da plataforma para identificar pedidos de remarcação, avisos de falta e comprovantes. O provedor não guarda as mensagens nem treina com elas. Mensagem de quem não é paciente nunca vai.
Resumo, sugestão de resposta e transcrição só acontecem quando você pede.
Consentimento
Os Termos de Uso pedem que você tenha o consentimento do paciente para falar com ele pelo WhatsApp. A ficha do paciente aceita o registro desse consentimento, e a opção Só guardar a conversa de paciente com consentimento registrado faz o sistema tratar como não vinculada a conversa de quem ainda não tem.
O que é apagado sozinho
- Conversas de quem não é paciente: depois de 30 dias sem mensagem nova.
- Arquivos baixados: o conteúdo, depois de 90 dias.
Conversa de paciente não é apagada sozinha. A guarda da documentação do atendimento segue a Resolução CFP 06/2019; mensagem de WhatsApp não é registro de prontuário a menos que você a anexe.
Leitura de comprovante
O comprovante é lido primeiro no nosso servidor: PDF pelo texto do próprio arquivo, foto e print por um leitor de texto que roda aqui, sem enviar a imagem a ninguém. Só se essa leitura não fechar, o texto lido vai à IA da plataforma. A imagem só vai a uma IA que enxerga, com retenção zero e sem treino, quando a leitura por IA está ligada e todo o resto falhou. A auditoria registra por onde cada leitura passou, nunca o valor.
Palavras vigiadas e respostas automáticas
A lista de palavras vigiadas e o texto da resposta automática ficam cifrados com a chave da clínica, como as conversas. A comparação das palavras é feita no servidor, sem IA.
Ao desconectar
Desconectar o WhatsApp apaga do sistema as conversas daquele número, com os arquivos, as transcrições e as mensagens programadas. O que você exportou e anexou ao prontuário fica no prontuário.