Aposentar, mudar de cidade, trocar de profissão, fechar o consultório por qualquer motivo: em algum momento, quem atende sozinho encerra a atividade, e o arquivo de prontuários não se resolve sozinho junto com o resto. Saber o que fazer com o prontuário no encerramento do consultório evita que anos de documentação virem uma caixa de papel, ou uma pasta digital, sem responsável e sem destino.
Este texto foi conferido em 1º de setembro de 2026 diretamente no texto oficial do Código de Ética Profissional do Psicólogo, instituído pela Resolução CFP nº 010/2005. É essa a norma que trata do tema, não a Resolução 001/2009, que cuida do formato do registro documental mas não menciona o encerramento da atividade.
O que diz o Art. 15 do Código de Ética
O texto é direto: "Em caso de interrupção do trabalho do psicólogo, por quaisquer motivos, ele deverá zelar pelo destino dos seus arquivos confidenciais." A partir daí, o artigo se divide em dois parágrafos, cada um cobrindo uma situação diferente.
§1º: quando há substituto. "Em caso de demissão ou exoneração, o psicólogo deverá repassar todo o material ao psicólogo que vier a substituí-lo, ou lacrá-lo para posterior utilização pelo psicólogo substituto."
§2º: quando o serviço acaba de vez. "Em caso de extinção do serviço de Psicologia, o psicólogo responsável informará ao Conselho Regional de Psicologia, que providenciará a destinação dos arquivos confidenciais."
Repare que o texto usa "interrupção do trabalho por quaisquer motivos", uma formulação ampla que cobre tanto o afastamento por doença quanto o encerramento voluntário e planejado, que é o cenário deste texto. Já quanto tempo guardar o prontuário psicológico trata do cenário de morte ou incapacidade, com o repasse feito pela família. Aqui o cenário é diferente: você mesmo decide encerrar e ainda está em condições de organizar a transição.
Se você vai repassar a um substituto
Quando existe outro profissional que vai assumir os casos, seja porque você vende o consultório, seja porque um colega absorve parte da sua carteira de pacientes, o §1º do Art. 15 dá duas opções: repassar o material diretamente ao substituto, ou lacrá-lo para uso futuro dele.
Na prática, repassar diretamente só faz sentido quando o substituto já está definido e as pessoas atendidas concordaram com a transferência de profissional, o que exige conversa individual, não um aviso genérico. Cada prontuário é sigiloso por pessoa atendida, e a transferência de responsabilidade técnica sobre ele não dispensa esse consentimento.
Se não há substituto definido
É o cenário mais comum de quem encerra atividade autônoma sem vender a carteira de pacientes para outro profissional. Aqui o Art. 15, §2º, é claro sobre o caminho: informar o Conselho Regional de Psicologia, que decide o que fazer com os arquivos confidenciais. Não é uma opção entre várias: é o texto normativo dizendo que a decisão sobre a destinação, nesse caso, não é sua sozinha.
Isso significa procurar o seu CRP antes de descartar, doar equipamento com arquivo dentro, ou simplesmente levar as pastas para casa sem mais formalidade. O canal, na maioria dos CRPs, é a mesma orientação técnica ou fiscalização que já responde outras dúvidas de registro documental.
O prazo de 90 dias que circula por aí: de onde vem, e por que não se aplica direto ao seu caso
É comum encontrar, em orientações de conselhos regionais, a menção a um prazo de 90 dias para lacrar material à espera de um substituto. Verifiquei essa referência especificamente numa página do CRP-12. O contexto ali é diferente do consultório autônomo: trata-se de psicólogo que se desliga de uma instituição empregadora, enquanto essa instituição ainda está em atividade e tem previsão de contratar outro profissional para o cargo. Nesse caso, o material fica lacrado, sob termo, na própria instituição, sob responsabilidade de terceiro, até a chegada do substituto.
Esse prazo não é uma regra nacional do CFP para consultório autônomo que fecha as portas, e o Código de Ética não menciona nenhum prazo em dias no Art. 15. Se o seu CRP tiver uma orientação própria com prazo definido para o seu caso específico, ela prevalece sobre qualquer número genérico encontrado em página de outro estado. A recomendação segura é contatar o CRP com a situação concreta, em vez de aplicar um prazo pensado para outro contexto.
O que avisar às pessoas atendidas
Antes de qualquer trâmite com o CRP, os pacientes ativos precisam saber, com antecedência real, que o atendimento vai encerrar. Isso não é só cortesia. É parte do próprio cuidado clínico, na mesma lógica do encerramento de processo bem conduzido: espaço para processar o fim e, quando possível, um encaminhamento combinado, não uma notícia de última hora.
Vale explicar também o que vai acontecer com o histórico de cada um: se vai para um substituto (com consentimento individual), se fica sob a guarda de terceiro lacrado, ou se será encaminhado conforme orientação do CRP. Pessoa atendida tem direito de saber onde o próprio prontuário vai parar.
O prontuário está numa plataforma paga: o que muda
Se o seu prontuário é eletrônico, encerrar o consultório não significa que os dados desaparecem sozinhos, nem que você pode simplesmente cancelar a assinatura sem cuidado. As mesmas perguntas de antes de assinar uma plataforma de prontuário valem, na direção inversa, no momento de sair: você consegue exportar tudo, em formato legível, antes de cancelar? O prazo de guarda mínimo (cinco anos do CFP, ou vinte anos se o seu caso se enquadra como estabelecimento de saúde) precisa ser cumprido mesmo depois de você parar de usar o software. Isso às vezes exige manter uma assinatura reduzida, ou exportar e guardar localmente com a mesma proteção de acesso e criptografia que a LGPD no dia a dia do consultório exige para dado de saúde.
E o CNPJ, e a nota fiscal?
O fechamento formal de CNPJ, o cancelamento de inscrição municipal e a baixa de obrigações fiscais são trâmites administrativos separados do destino do prontuário, e não dispensam o cumprimento do Art. 15. É comum encontrar orientação detalhada sobre a parte contábil do encerramento e nenhuma sobre a parte clínica, o que faz muita gente fechar a empresa certinho e deixar o arquivo de pacientes sem solução. As duas frentes precisam andar juntas, mas são exigências de origens diferentes: uma da Receita e da prefeitura, outra do seu Conselho.
O que não é opcional
- Informar o CRP, quando não há substituto definido: previsto no §2º do Art. 15.
- Obter consentimento individual, se a transferência é para outro profissional: decorre do sigilo por pessoa atendida.
- Cumprir o prazo de guarda vigente, mesmo depois do encerramento: tratado com detalhe em quanto tempo guardar o prontuário psicológico.
- Avisar as pessoas atendidas com antecedência, para que o encerramento seja processo, não corte abrupto.
Checklist do encerramento
- Existe substituto definido para algum dos casos ativos? Se sim, cada pessoa atendida já deu consentimento para a transferência?
- Se não há substituto, o CRP já foi contatado para orientação sobre a destinação dos arquivos?
- As pessoas atendidas já foram avisadas, com tempo real para processar o fim ou o encaminhamento?
- O prontuário eletrônico foi exportado, em formato acessível, antes de qualquer cancelamento de assinatura?
- Existe um local de guarda física ou digital definido para cumprir o prazo mínimo, mesmo sem consultório ativo?
- Está escrito, em algum lugar acessível a quem precisar depois, onde os registros ficaram e quem pode ser contatado?
Quem começa a pensar nisso só na semana de fechar a porta costuma resolver mal. O planejamento de encerramento merece o mesmo cuidado que o primeiro ano de consultório já pede desde a abertura: pensar no fim faz parte de administrar o meio.
Conteúdo informativo, escrito para apoiar a sua prática. Não substitui a leitura das normas vigentes do CFP nem a orientação do seu conselho regional.