Configurar a emissão de nota fiscal

A NFS-e é emitida pelo Sistema Nacional da NFS-e (o padrão nacional da Receita e dos municípios), com o seu certificado digital. O PsicologoFácil fala com o Sistema Nacional por você, mas precisa de três coisas antes.

O que você precisa ter em mãos

1. Certificado digital A1 (arquivo .pfx ou .p12) e a senha dele. É o mesmo certificado usado no e-CAC. Se você não tem, ele é comprado em uma autoridade certificadora. O arquivo costuma estar no computador: faça o passo 1 por ele.
2. Inscrição municipal. O número do seu cadastro de contribuinte no município. Sem ele, a nota costuma ser recusada.
3. Como você paga o ISS — autônoma(o) com ISS fixo, empresa no Simples ou fora dele — e, se for percentual, a alíquota do seu município (costuma ficar entre 2% e 5%). Na dúvida, o contador sabe.

Onde configurar

Configurações › Nota fiscal. São quatro passos numerados, e o topo da tela mostra quais já estão feitos.

Passo 1 — O certificado

Envie o arquivo e a senha. Os dois ficam guardados, cifrados, e é importante você saber exatamente por quê e como.

Por que ficam. Emitir NFS-e no Sistema Nacional exige assinar cada nota com o certificado do próprio emitente — a assinatura de um terceiro é recusada. E emitir automaticamente, quando você dá baixa numa cobrança, significa assinar sem você estar na tela. Sem guardar, ou você digita a senha a cada nota, ou a emissão automática não existe.

Como ficam. Arquivo e senha são cifrados separadamente, com propósitos diferentes: quem conseguisse um não teria o outro. Só o processo que emite a nota consegue abrir, e toda abertura fica registrada dizendo para qual nota foi — certificado aberto sem nota correspondente é alarme aqui dentro.

Quando somem. Quando você remove, ou quando envia outro no lugar. A remoção apaga o arquivo e a senha de uma vez — não há como restaurar, porque o .pfx só existe com quem o emitiu — e desliga a emissão junto. Nada mais apaga o certificado: ele não some sozinho, e a tela mostra desde quando o arquivo e a senha estão guardados.

Certificado vencido para de emitir e a tela avisa, mas o arquivo continua aqui até você removê-lo ou enviar o novo.

O que isso significa para você, dito sem rodeio: um A1 não é limitado a emitir nota. O mesmo certificado entra no e-CAC e assina em seu nome perante a Receita. Enviá-lo aqui é confiar esse arquivo à plataforma, e a decisão é sua — enquanto você não o enviar, nenhuma nota é emitida e nada além dos dados do emitente fica guardado.

Um A1 vale um ano. Quando vencer, envie o novo pela mesma tela — enviar por cima substitui o arquivo e a senha antigos.

Passo 2 — Seus dados fiscais

O CPF/CNPJ e o nome já vêm do certificado. O documento tem de ser o mesmo do certificado — a nota é assinada por ele, e o sistema recusa salvar um diferente.

Preencha o resto exatamente como está no seu cadastro de contribuinte. Divergência de razão social ou endereço é a causa mais comum de recusa.

O código IBGE da cidade tem 7 dígitos (São Paulo é 3550308). É esse código que o fisco usa. O nome da cidade é enfeite. Se você não souber o seu, a tela leva à tabela do IBGE.

CPF/CNPJ, CEP e o código IBGE são conferidos na hora de salvar: dígito errado é marcado no campo, com a explicação ao lado, em vez de virar nota recusada semanas depois.

Passo 3 — Como você paga o ISS

Uma pergunta, com quatro respostas:

• Autônoma(o), com CPF e inscrição municipal — ISS fixo, pago ao município por ano ou por mês. A nota não leva percentual, e a tela não pede alíquota.
• Empresa no Simples Nacional — ISS em percentual sobre a nota. Informe a alíquota.
• Empresa fora do Simples (lucro presumido) — ISS em percentual, pela alíquota do município.
• Sociedade de profissionais — ISS fixo por profissional habilitado.

Se nenhuma servir, Outro regime mostra as opções técnicas. MEI não aparece: psicologia é profissão regulamentada e não pode ser MEI.

A alíquota se escreve só com o número — 2,5 para 2,5%. Se o que você digitar não for número, o sistema marca o campo em vez de salvar zero.

Em Avançado ficam os valores de psicologia, já preenchidos: item 4.16 da LC 116, CNAE 8650003, a descrição que sai na nota (evite detalhe clínico: nota é documento público) e o ISS retido, que só vale quando quem contrata retém o imposto.

Passo 4 — Testar e ligar

Com os passos 1 a 3 feitos:

1. Ligar em modo teste. A nota vai ao ambiente de homologação do Sistema Nacional da NFS-e e não vale como documento fiscal. Emita uma em Notas fiscais e confira o resultado. A nota de teste não trava a cobrança: depois, a nota de verdade sai normalmente.
2. Começar a emitir valendo. Pede confirmação, porque daí em diante cada nota é documento fiscal — e nota emitida não se apaga: cancela-se, com evento registrado no Sistema Nacional da NFS-e.

Emitir automaticamente aparece depois de ligar. Faz a nota sair sozinha quando você dá baixa numa cobrança, só para as pagas depois de ligar a opção — nunca retroativamente. Ela emite uma vez por cobrança: se o Sistema Nacional recusar ou você cancelar, a próxima só sai pelo botão. A data do serviço na nota é a da última sessão da cobrança; cobrança sem sessão usa a data do pagamento.

Desligar para toda emissão, manual e automática. As notas já emitidas continuam valendo.

Se o seu município ainda não emite

A NFS-e do padrão nacional só funciona onde o município aderiu ao sistema nacional. Se o seu ainda não aderiu, o sistema recusa a emissão com essa explicação, em vez de deixar você descobrir por uma recusa genérica depois da sessão.

Isso não é uma limitação nossa nem tem nada a fazer do seu lado: a Lei Complementar 214/2025 obriga todos os municípios a aderir, e a adesão está em curso pelo país. Quando o seu entrar, a emissão passa a funcionar sozinha — você não precisa reconfigurar nada.

Até lá, tudo o mais continua: agenda, prontuário, cobrança e recibo funcionam normalmente. Só a nota fiscal fica indisponível.

A numeração das suas notas

Cada nota recebe um número sequencial dentro de uma série, e os dois juntos identificam o documento perante o fisco. O sistema cuida disso sozinho: você não digita número de nota.

Dois detalhes que importam:

• O número nunca se repete, e nunca volta atrás. Nota cancelada continua ocupando o número dela — é assim que o fisco espera que funcione.
• Se você já emitia por outro sistema, avise o suporte antes de ligar a emissão. Continuar a numeração de onde parou evita colidir com o que já está registrado no Sistema Nacional da NFS-e, e isso é ajustado por nós.