A nota sai a partir de uma cobrança paga. Cobrança em aberto não gera nota: nota de serviço não pago é problema com o fisco, não atalho.
Emitir
Em Financeiro › A receber, na linha da cobrança paga, use o botão de nota fiscal.
Antes de emitir, a tela mostra a prévia do que vai para a prefeitura: o tomador com o nome e o CPF do cadastro, o valor, a descrição do serviço, o item da LC 116, a alíquota de ISS e quanto isso dá em reais — e, no topo, o ambiente.
Confira o CPF do tomador. Ele é a causa mais comum de nota recusada, e a prévia avisa quando ele não está cadastrado.
Se alguma coisa impedir a emissão (certificado vencido, emissão desligada, cobrança ainda não paga), a prévia lista o que falta e o botão fica indisponível — em vez de o clique responder com erro.
Homologação ou produção
- Homologação aparece em azul: a nota não vale como documento fiscal, e serve para conferir o preenchimento.
- Produção aparece destacado: a nota vale de verdade, e não se apaga — cancela-se, com evento registrado na prefeitura e número gasto.
Para mudar qualquer campo da prévia, ajuste Configurações › Nota fiscal antes de emitir.
"Na prefeitura" não é erro
A prefeitura é assíncrona. O envio devolve um protocolo antes de existir número de nota, e o processamento pode levar de segundos a alguns minutos.
Enquanto isso, a nota fica com o estado Na prefeitura. Não emita de novo: o sistema recusa a segunda nota para a mesma cobrança justamente porque nota duplicada não se apaga: cancela-se, e o cancelamento fica registrado no fisco.
A tela Financeiro › Notas fiscais se atualiza sozinha enquanto houver nota em trânsito.
Acompanhar
Em Financeiro › Notas fiscais você vê todas, com o paciente e o número da cobrança de onde cada uma saiu — é assim que se distingue duas notas de mesmo valor no mesmo dia, inclusive na hora de cancelar.
A coluna de data diz o que ela é: emitida, quando a nota saiu; pedida, quando ela ainda está em trânsito ou foi recusada (uma nota recusada nunca foi emitida). A etiqueta de cada linha e a opção do filtro usam palavras diferentes para o mesmo estado — a etiqueta conta o que aconteceu, o filtro nomeia a situação:
| Etiqueta na linha | No filtro | O que é |
|---|---|---|
| Aguardando envio | Pendentes | Na fila, ainda não foi. |
| Na prefeitura | Em processamento | Enviada, processando. |
| Emitida | Emitidas | Saiu. PDF disponível. |
| Recusada | Rejeitadas | A prefeitura rejeitou; o motivo aparece na linha. |
| Cancelada | Canceladas | Cancelada com evento registrado. |
Nota emitida tem o botão de PDF (a DANFSe). Se ele disser que ainda não está disponível, a prefeitura ainda não publicou o arquivo. Costuma aparecer minutos depois.
Cancelar
Cancelar pede motivo, que vai junto do evento registrado na prefeitura. Não é apagar: a nota continua existindo no fisco, com o cancelamento em cima.
Prazo e regra de cancelamento variam por município, e alguns só aceitam no mesmo mês de competência.
Depois de cancelada, a cobrança fica livre para uma nota nova.