O cadastro é curto de propósito. Só o nome é obrigatório, e o resto você preenche conforme precisar.
Os campos que mudam alguma coisa
- Nome completo. Obrigatório. É o que aparece nas listas, na agenda, no prontuário e nos documentos.
- CPF. Não é obrigatório, mas destrava a nota fiscal: muitos municípios recusam NFS-e sem o documento do tomador. Também entra no recibo.
- E-mail e telefone. Usados para enviar cobrança e link de teleconsulta.
- Valor da sessão. Sobrescreve o valor padrão do seu perfil só para este paciente.
- Frequência. Semanal, quinzenal, mensal ou avulso. Alimenta a projeção do financeiro.
Onde o nome aparece
Nas listas de agenda, pacientes, financeiro e tarefas, o nome sai inteiro. Com muitos pacientes na tela, abreviar atrapalha mais do que protege: dois "Maria S." viram a mesma linha e o risco passa a ser abrir o paciente errado.
O que não sai das listas é o resto: contato, CPF, valor de sessão e qualquer anotação ficam no prontuário. E a lista de quem faz terapia com você é, por si só, informação sensível: bloqueie a tela ao sair e cuidado com compartilhamento de tela.
Status do paciente
São quatro: Avaliação inicial, Em acompanhamento, Pausa e Encerrado.
O status controla o que ocupa vaga no seu plano. Avaliação inicial e Em acompanhamento ocupam; Pausa e Encerrado não — nem cadastro arquivado. Mudar o status de quem parou de atender libera vaga sem apagar histórico nenhum.
É por isso que os dois números não batem: a lista em Pacientes conta todos os cadastros, e Meu plano conta só quem ocupa vaga. Ver Planos, módulos e faturas.
O código do paciente
Cada paciente recebe um número na sua conta: 1, 2, 3… A série é contínua, não reinicia por ano, e o número nunca muda.
É por ele que você identifica o paciente sem dizer o nome: ao telefone, na pasta física, numa anotação em cima da mesa. Ele não revela nada sobre a pessoa.
O código também é o endereço do prontuário: /pacientes/104. Isso deixa você conferir na barra do navegador se está no paciente certo antes de começar a escrever, coisa que um código embaralhado não permitia.
Links antigos, salvos nos favoritos antes dessa mudança, continuam abrindo normalmente.
Filtrar a lista por situação
Acima da tabela há o filtro de situação. O padrão é Em atendimento — avaliação inicial mais em acompanhamento —, que é a pergunta do dia a dia; quem está em pausa, encerrado ou arquivado aparece trocando o filtro.
Arquivar e reativar
Na Ficha do paciente, no fim, existe Arquivar. Ele tira o paciente das listas, da agenda e do financeiro do dia a dia, carimba a situação como Encerrado e libera a vaga do plano.
Nada é apagado. O prontuário, os documentos emitidos e o material que os fundamentou continuam guardados pelo prazo de cinco anos da Resolução CFP 06/2019. O paciente volta a aparecer pelo filtro Arquivados, e ali a ficha oferece Reativar — você escolhe em que situação ele volta, e ele passa a ocupar vaga de novo.
A aba Financeiro do prontuário
Dentro do prontuário, ao lado de Evolução, Anamnese, Avaliação, Documentos e Recursos, a aba Financeiro responde o que essa pessoa deve e o que ela já pagou — sem sair do prontuário e sem filtrar o nome dela no Financeiro.
Três números no alto:
- Em aberto — o que falta receber, já descontando recebimento parcial. Embaixo, quanto disso está vencido;
- Já recebido — a soma de tudo que entrou deste paciente desde o começo;
- Sessões sem cobrança — o valor das sessões realizadas que não estão em nenhuma cobrança. É trabalho feito e não faturado, e cada uma aparece em seguida com o dia e o valor.
Essa terceira conta sai das cobranças, não de uma marca na sessão: cada item de cobrança guarda de qual sessão veio. Cobrança cancelada devolve as sessões dela para a lista — se a cobrança foi cancelada, aquele atendimento voltou a não estar faturado.
Nova cobrança, ali, abre o Financeiro com este paciente já escolhido e o período do fechamento pronto: é só buscar as sessões e emitir. Recibo, nota fiscal, baixa em lote e estorno continuam no Financeiro, onde a cobrança tem a tela inteira.
Quem tem acesso só de leitura ao financeiro vê os números e a lista, e não vê os botões de lançar. Quem não tem permissão para ver o financeiro não recebe a aba.
Agendar sessão pelo prontuário
O botão Agendar sessão, no topo da ficha, abre o mesmo formulário da Agenda — com repetição, modalidade, duração e o aviso de choque de horário —, já com este paciente. É o gesto do fim do atendimento: a próxima sessão é combinada com o prontuário aberto, e o caminho era guardar o dia na cabeça, ir para a Agenda e procurar o paciente de novo.
Como o paciente está fixo, ali não há busca de paciente nem cadastro rápido: a partir da ficha de alguém, marcar é sempre para essa pessoa. A sessão criada aparece na hora na linha do tempo da Evolução e na agenda.
Consentimentos
Ainda na ficha, a seção Consentimentos registra a data de quatro aceites: contrato terapêutico, tratamento de dados (LGPD), atendimento on-line (Res. CFP 11/2018) e compartilhamento com terceiros.
Ela não guarda o documento assinado — guarda a linha do prontuário que diz que ele existe, em que versão do termo e em que dia. É a diferença entre "acho que assinou" e uma data.
Revogar um consentimento
O paciente pode revogar um consentimento a qualquer momento (LGPD, art. 8º, § 5º). Na linha do consentimento aceito, clique em Revogar, informe a data em que ele revogou e, se quiser, o motivo.
- O que muda: a linha passa a mostrar Revogado em, com a data, e a revogação fica registrada na auditoria. O sistema registra a revogação, mas não bloqueia nada sozinho: deixar de fazer o que dependia dela — atender on-line, compartilhar com a escola — é com você.
- O que não muda: o aceite anterior continua no histórico, com a data e a versão do termo. O prontuário e os documentos já emitidos continuam guardados pelo prazo do CFP — a Resolução CFP 06/2019, art. 15, manda guardar o documento e o material que o fundamentou por cinco anos —, e o que foi feito enquanto o consentimento valia continua válido.
Se o paciente consentir de novo, use Registrar novo aceite: entra uma linha nova, e a revogada continua no histórico.
Importação: o que ficou de fora
O formato é Excel (.xlsx): baixe o modelo, preencha na sua ferramenta e envie. Arquivo .csv continua sendo aceito, para quem já tem um pronto — mas não é mais preciso converter nada.
Ao terminar uma importação por planilha, a tela lista quais linhas não entraram, com o nome e o motivo, e oferece essas linhas de volta num Excel (.xlsx) com o mesmo cabeçalho do modelo. Corrija no Excel e reenvie só esse arquivo: as já importadas não entram de novo.