Sem o que sai, o financeiro só conta metade da história. Despesa é a outra metade.
Lançar uma despesa
Em Financeiro › Contas a pagar, use Lançar despesa: descrição, categoria, valor, e duas datas.
Competência e caixa: a distinção que confunde
- Competência é quando aconteceu. O aluguel de julho é competência julho, mesmo que você pague em agosto.
- Caixa é quando o dinheiro saiu.
O Extrato e o Fluxo de caixa usam a data de caixa. É por isso que existe a baixa da despesa: despesa lançada e não paga não pode aparecer como se já tivesse saído. Enquanto ela não tem baixa, fica em Contas a pagar, no filtro Em aberto.
Sem essa separação, o mês em que você atrasa um pagamento parece lucrativo, e o seguinte parece desastre.
Editar e desfazer
Errou o valor ou a descrição? Use Editar, na linha da despesa. O número da série e a competência não mudam — e é por isso que editar é melhor que remover e relançar: a numeração é sequencial por ano, e cada despesa removida deixa um número vago para sempre.
Deu baixa na data errada? Use Desfazer a baixa. A despesa volta para "a pagar", sai do extrato de caixa e do fluxo, e mantém número e competência.
Remover só existe enquanto a despesa está em aberto. Depois da baixa ela não é mais removível — e isso é de propósito: a despesa paga está no extrato de caixa, e apagá-la mudaria o resultado de um mês que você já conferiu, sem deixar rastro. Para sumir com uma despesa já paga, primeiro Desfazer a baixa (que a tira do caixa, de propósito e com data), depois Remover.
Pela mesma razão, com a baixa em pé Editar muda descrição e categoria, mas não o valor: mudar o valor reescreveria o caixa daquele mês. Desfaça a baixa, edite, dê baixa de novo.
A situação de cada lançamento
Nas telas de Cobranças, Contas a pagar e Extrato, cada linha mostra uma situação, com as mesmas palavras:
- Em aberto: ainda não foi paga, e o vencimento não chegou;
- Vencido: o prazo passou e continua sem pagamento;
- Parcial: parte do valor já entrou (acontece em cobrança);
- Confirmado: o dinheiro se moveu — é o que aparece no extrato de caixa;
- Cancelado e Estornado: o lançamento existiu e foi desfeito, com motivo registrado.
A regra que vale para as três telas: o que está confirmado não se apaga; desfaz-se primeiro.
Competência e vencimento
A despesa tem as duas datas, e elas respondem perguntas diferentes: a competência é o mês a que ela pertence (o aluguel de julho), e o vencimento é o dia em que ela precisa estar paga. É o vencimento que faz a despesa aparecer como vencida. Ao lançar, deixar o vencimento em branco vale a competência.
Categorias
Categoria organiza o relatório. Aluguel, supervisão, formação, software, impostos. Você pode usar as da plataforma ou criar as suas.
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa mostra entradas e saídas por período e a projeção do que está por vir: cobranças em aberto com vencimento futuro contra despesas já lançadas.
É a tela que responde "vai fechar o mês?", que é uma pergunta diferente de "quanto faturei?".
Extrato
Extrato lista todo movimento no período, entrada e saída, na ordem em que o dinheiro andou. É o que se compara com o extrato do banco.
Ele abre no mês atual, o mesmo recorte do Entrou no período do Início. O período se troca na barra do topo.
Também dá para lançar entrada avulsa ali, em Lançar entrada — o que entra sem passar por cobrança, como uma supervisão que você deu ou o aluguel de uma sala. Ou pelo Lançar do Início.
O saldo previsto do fluxo de caixa
O rodapé do Fluxo de caixa mostra o saldo previsto ao fim do período. Ele parte do que já se moveu e soma o que ainda tem data: cobrança em aberto de um lado, despesa sem baixa do outro. O que já venceu e não foi pago — nos dois lados — aparece previsto para hoje, que é a primeira data em que aquele dinheiro ainda pode se mover.
Antes esse número só contava o que ia entrar, e por isso vinha sempre alto demais: com R$ 360 a receber e R$ 420 a pagar, ele dizia R$ 700 onde o saldo honesto era R$ 280.