Quando o dinheiro entra, você dá baixa na cobrança. Depois disso pode emitir o recibo.
Dar baixa
Em Financeiro › A receber, na linha da cobrança, registre o recebimento: data, forma de pagamento e valor.
Pagamento parcial é aceito, e a cobrança continua aberta pelo saldo. O campo de valor já vem preenchido com o que falta receber, não com o total — numa cobrança de R$ 400 com R$ 200 já recebidos, ele abre em R$ 200. A linha da tabela também mostra "falta R$ 200,00" abaixo do valor.
Se você digitar mais do que o saldo, o sistema pergunta antes de gravar e diz quanto falta. É o caso de quem cobrou juros ou recebeu arredondado para cima: confirmando, o valor entra.
A data do recebimento é o que alimenta as movimentações e o fluxo de caixa. Ela pode ser diferente da data da sessão e do vencimento, e é isso que faz o caixa bater com o extrato do banco.
Depois da baixa, o recibo e a nota saem na mesma tela
Assim que o recebimento é registrado, o próprio diálogo oferece Emitir recibo e Emitir nota fiscal. Não é preciso voltar à tabela: a cobrança acabou de virar paga e sai do filtro "Em aberto", então procurá-la de novo exigiria trocar para "Todas".
Numa cobrança que ficou parcial, os dois botões ficam indisponíveis e a tela diz quanto falta — recibo e NFS-e valem pelo pagamento inteiro.
Cancelar uma cobrança
Cobrança criada errada — paciente trocado, valor com um zero a mais, sessão que acabou não acontecendo — se cancela, pelo botão de cancelar na linha. O sistema pede um motivo, que fica registrado.
Cancelar não apaga: a cobrança continua no histórico com a situação Cancelada, o número dela continua gasto na série, e recibo ou nota já emitidos continuam valendo. O que muda é que ela sai do "a receber" e para de vencer todo dia.
Cancelar não devolve o que já foi recebido. Se parte do dinheiro entrou, ele continua no caixa — para tirá-lo, estorne o recebimento.
Estornar um recebimento lançado errado
Valor digitado errado, recebimento lançado duas vezes, Pix devolvido ao paciente: o recebimento se estorna. Na linha da cobrança, abra Ver os recebimentos, escolha o lançamento e clique em Estornar. O sistema pede o motivo, que é obrigatório.
O que acontece:
- o valor sai do saldo da cobrança, das movimentações, do fluxo de caixa e dos relatórios;
- se a cobrança deixar de estar quitada, ela volta a ficar em aberto (ou vencida, se o vencimento já passou) e pode receber de novo;
- o recebimento continua no histórico, riscado e marcado como Estornado, com o motivo, a data e quem estornou.
Estorno não tem volta: um recebimento estornado não se "desestorna". Se o estorno foi o engano, registre o recebimento de novo.
E o recibo e a nota já emitidos?
O estorno não cancela documento nenhum sozinho.
- Recibo: continua emitido, porque recibo não se apaga. A linha da cobrança passa a avisar "Recibo emitido antes de um estorno", e esse recibo deixa de entrar no arquivo do Receita Saúde — ele aparece como pendência, para você não declarar um dinheiro que foi devolvido.
- Nota fiscal: continua emitida na prefeitura. Cancelar NFS-e é um ato registrado lá, e por isso é decisão sua: se a nota não vale mais, cancele em Financeiro › Notas fiscais. A tela de estorno avisa antes de confirmar, e a linha da cobrança continua sinalizada.
Emitir o recibo
Com a cobrança paga, o botão de recibo fica disponível. O recibo tem numeração sequencial por ano, separada da numeração das cobranças, e sai em PDF.
O conteúdo é congelado na emissão: seu nome, CRP, o paciente, o valor e as sessões. Se você mudar o cadastro depois, o recibo já emitido não muda: ele vale pelo que era verdade no dia.
Recibo não é nota fiscal
São documentos diferentes e servem a coisas diferentes.
Recibo é comprovante de pagamento de serviço. A numeração é sua, não tem valor fiscal e não gera imposto.
Nota fiscal (NFS-e) é documento fiscal, emitido na prefeitura, com o seu certificado digital, e gera ISS.
O sistema emite os dois, mas eles não se substituem. Veja configurar a emissão de nota fiscal.
Recibo emitido não se apaga
A numeração é sequencial e sem buraco. Recibo errado se cancela, com a linha permanecendo na série.