Pacote é o acordo de N sessões por um valor fechado, pago à vista ou parcelado. Com pacote ativo, cada sessão realizada desconta uma do pacote e não gera cobrança nova.
Vender um pacote
No Financeiro, use Novo pacote — ou, na ficha do paciente, a aba Financeiro › Novo pacote.
- Quantas sessões e o valor total. A tela mostra quanto sai cada sessão e a diferença para a sessão avulsa do paciente.
- Como vai pagar: à vista ou parcelado, e quando vence a primeira parcela. As parcelas seguintes vencem no mesmo dia dos meses seguintes. Se o valor não divide exato, os centavos que sobram ficam na primeira.
- Validade: sem validade (vale até as sessões acabarem) ou até uma data.
- Se o paciente faltar: perguntar na hora, falta sempre desconta, ou falta nunca desconta.
O resumo Como fica mostra o que o paciente paga e quando. Vale ler em voz alta para ele antes de confirmar.
O dinheiro do pacote
Cada parcela é uma cobrança comum e aparece em Cobranças com o nome do pacote. Você envia por WhatsApp, registra o recebimento, emite o recibo e a nota do mesmo jeito que em qualquer cobrança. O recibo sai de cada parcela paga, que é o que o Receita Saúde pede.
As sessões do pacote
Ao marcar a sessão como presente na agenda, ela desconta do pacote — sem cobrança. Na ficha do paciente, cada sessão do pacote é um quadradinho: cheio é usada, tracejado é livre, com a data embaixo.
Se o paciente tem dois pacotes ativos (renovou antes de acabar), as sessões usam primeiro o mais antigo.
Desmarcou a presença? A sessão volta para o pacote.
Falta
Com a regra Perguntar na hora, marcar Paciente ausente na agenda pergunta o que fazer:
- Descontar do pacote — a falta conta como sessão;
- Falta justificada — não descontar — o pacote fica como estava, e a falta fica registrada;
- Cobrar à parte — o pacote fica como estava, e a falta vira uma cobrança avulsa.
Com as regras fixas, a opção contrária aparece desabilitada, e Cobrar à parte continua disponível.
A regra da falta é decisão do seu contrato com o paciente. Para atendimento por convênio, o CFP veda cobrar a falta do paciente — e pacote não se aplica a convênio.
Quando o pacote acaba
Quando resta 1 sessão, o pacote aparece em Precisa de você, no Início do financeiro, com o botão Renovar pacote. Depois que acaba, as sessões seguintes voltam a ser cobradas uma a uma, e o aviso o pacote acabou fica na fila por 30 dias, para ninguém ser pego de surpresa por uma cobrança avulsa.
Pacote com validade para de descontar depois da data, mesmo com sessões sobrando. A sessão que aconteceu dentro da validade continua descontando, mesmo que você marque a presença depois.
Ajustar
Na ficha, Ajustar muda quantas sessões, a validade, a regra da falta e a descrição. O total não pode ficar abaixo do que já foi usado. O valor não muda aqui: ele está nas parcelas — para mudar o valor, apague o pacote e crie outro.
A ficha mostra todos os pacotes ativos do paciente, com as parcelas de cada um. Com dois pacotes ativos, as sessões usam primeiro o mais antigo.
Encerrar antes de acabar
Na ficha do paciente, Encerrar pacote, com o motivo. Nenhuma sessão desconta mais dele. As parcelas em aberto não são canceladas sozinhas, porque são dinheiro: cancele cada uma em Cobranças, se for o caso. Devolver valor ao paciente é combinado entre vocês e registrado como estorno na cobrança.
O pacote encerrado continua no histórico do paciente, em Pacotes anteriores.
Apagar um pacote criado por engano
Na ficha do paciente, Apagar, ao lado de Encerrar pacote. O pacote some; as parcelas sem recebimento são canceladas e continuam no histórico de Cobranças, com o número; e as sessões que ele já tinha descontado voltam a ficar sem cobrança — dá para cobrá-las em Cobranças › Nova cobrança.
Se alguma parcela já foi paga, ou tem recibo ou nota fiscal emitidos, o sistema não apaga: dinheiro e documento emitido não somem. Estorne o recebimento antes — ou, se o pacote só não vai mais ser usado, encerre no lugar.