Quem pergunta como migrar prontuário de um sistema para outro costuma imaginar um botão de importação. O que existe, na prática, é uma ordem que não se inverte: pedir a exportação por escrito, receber os arquivos, conferir o que saiu, importar, conferir de novo e só então desligar o sistema antigo. Cancelar a assinatura antes dessa conferência é o erro que transforma uma troca de fornecedor em perda de histórico, e a obrigação de guardar cinco anos de registro não muda de dono junto com o software.
Este texto foi conferido em 16 de setembro de 2026 contra o art. 15 da Resolução CFP nº 06/2019, o art. 4º da Resolução CFP nº 001/2009 e os arts. 5º, 16, 18, 19 e 39 da Lei nº 13.709/2018, a LGPD. Não substitui a consulta ao seu CRP diante de um caso concreto.
Como migrar prontuário de um sistema para outro: as cinco etapas
Migrar prontuário de um sistema para outro tem cinco etapas em sequência fixa: pedir a exportação completa por escrito ao fornecedor atual, receber os arquivos em formato aberto, conferir o conteúdo contra o que você vê na tela do sistema antigo, importar no novo e validar por amostra, e só depois disso cancelar o contrato antigo e pedir o descarte da cópia que ficou lá.
O que muda de caso para caso é o prazo entre a etapa 4 e a 5. Manter os dois sistemas ativos por um ou dois ciclos de cobrança custa uma mensalidade e evita descobrir um campo faltando quando o acesso antigo já morreu.
A escolha do sistema novo vem antes da etapa 1, e os critérios para compará-los estão em como escolher software para psicólogo.
O que exigir do fornecedor antigo, por escrito
Pedido por telefone não deixa rastro de data. Use o canal que registra: e-mail, ticket com número ou o canal do encarregado pelo tratamento de dados, quando o fornecedor divulga um, como prevê o art. 41, § 1º da LGPD. Seja específico no escopo, porque "exportar meus dados" costuma devolver só a lista de pacientes:
- Cadastro das pessoas atendidas, com todos os campos, e não apenas nome e telefone.
- Registro de sessão e evolução, com data de cada entrada e autoria.
- Documentos emitidos (declaração, atestado, relatório, laudo, parecer), com data de emissão, destinatário e prazo de validade, além do protocolo de entrega quando existir.
- Anexos e arquivos enviados, nos formatos originais, e não convertidos em imagem.
- Agenda, incluindo os compromissos futuros já marcados.
- Financeiro, com lançamentos, recibos emitidos e notas fiscais.
- Termos e contratos assinados pelas pessoas atendidas, com a evidência de assinatura.
Pergunte junto o que não é sobre dado: prazo de entrega da exportação, se há cobrança e por quanto tempo o acesso continua depois do pedido de cancelamento. A resposta está no contrato que você assinou.
A base do pedido é o art. 39 da LGPD: o operador realiza o tratamento segundo as instruções fornecidas pelo controlador. A exportação é instrução de quem decide sobre os dados, não gentileza comercial.
Em que formato migrar prontuário de um sistema para outro: CSV, JSON e PDF
Formato aberto é o que outro programa lê sem depender de quem gerou. Para prontuário, a combinação que resolve quase tudo:
- CSV para o que é tabela: cadastro, lista de sessões, lançamentos financeiros, agenda. Qualquer sistema novo importa, e você consegue abrir numa planilha para conferir.
- JSON para o que tem estrutura aninhada: cada paciente carrega várias evoluções, cada evolução tem anexos, cada documento tem metadados próprios. O CSV achata isso e costuma perder a ligação entre as partes.
- PDF para o documento emitido, que precisa preservar a forma em que foi entregue, com data, identificação profissional e assinatura. Aqui ele é registro do que saiu das suas mãos, não formato de trabalho.
Peça junto o dicionário de campos, dizendo o que cada coluna significa. Sem ele, um arquivo com trinta colunas vira adivinhação na importação.
Recuse o PDF que é só uma foto da tela, sem os dados por trás. Recuse também o arquivo em formato proprietário, que só o próprio sistema abre. A régua está no art. 19, § 3º da LGPD, que fala em cópia eletrônica integral "em formato que permita a sua utilização subsequente, inclusive em outras operações de tratamento".
Quem é controlador e quem é operador quando você troca de sistema
A LGPD define controlador como quem toma as decisões sobre o tratamento (art. 5º, VI) e operador como quem trata os dados em nome do controlador (art. 5º, VII). No consultório, quem decide o que registrar, por quanto tempo e em qual sistema é você; o software é operador. Essa divisão está detalhada na rotina do consultório em LGPD para psicólogos.
Na prática, a responsabilidade por manter o registro disponível é sua antes, durante e depois da troca. E, se der problema, o art. 42, § 1º, I prevê que o operador responde solidariamente pelos danos quando não segue as instruções lícitas do controlador. Por isso a instrução precisa estar escrita e datada.
Portabilidade do art. 18 da LGPD: o que cobre e o que não cobre
O art. 18 da LGPD lista direitos do titular dos dados, ou seja, da pessoa atendida, exercidos perante o controlador. O inciso V é a portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa, de acordo com a regulamentação da autoridade nacional, observados os segredos comercial e industrial. O inciso VI é a eliminação dos dados tratados com consentimento, ressalvadas as hipóteses do art. 16.
Duas leituras erradas circulam por aí e atrapalham a migração:
- "Uso o art. 18, V para obrigar o fornecedor a me entregar tudo." O art. 18 é direito do paciente, e o controlador dessa relação é você. O que sustenta o seu pedido ao fornecedor é o contrato e o art. 39.
- "A portabilidade garante o arquivo no formato que eu quiser." O próprio inciso V condiciona o direito à regulamentação da autoridade nacional, e o art. 40 prevê que a ANPD poderá dispor sobre padrões de interoperabilidade para fins de portabilidade. Enquanto o padrão setorial não existe, o formato é o que estiver combinado em contrato.
Quando quem pede é a pessoa atendida, o prazo aparece: o art. 19, II fixa até 15 dias, contados do requerimento, para a declaração clara e completa, e o § 5º do art. 18 diz que o pedido do titular é atendido sem custos. Outro cenário, portanto: pedido do paciente a você.
O que conferir antes de desligar o sistema antigo
Conferência por amostra pega quase tudo:
- Contagens batem? Número de pessoas cadastradas, de sessões registradas e de documentos emitidos no arquivo exportado contra o que o sistema antigo mostra na tela.
- Dez prontuários ao acaso, abertos lado a lado nos dois sistemas, campo por campo. Inclua um caso antigo, um recente e um com muito anexo.
- Acentuação e datas. Caractere trocado e data invertida (03/04 virando 04/03) passam despercebidos numa olhada rápida.
- Anexos abrem mesmo? Não basta o arquivo aparecer na lista. Abra alguns.
- Documentos emitidos continuam com data de emissão, destinatário e prazo de validade, que o art. 17 da Resolução CFP nº 06/2019 manda indicar no último parágrafo do documento.
- Agenda futura migrou, com horário e duração certos.
- O pacote exportado está guardado fora dos dois sistemas, com a mesma proteção de acesso que dado de saúde exige. A lógica de cópias está em regra 3-2-1 de backup do prontuário eletrônico, e vale testar a abertura desse pacote em outra máquina antes de encerrar o contrato antigo.
Confira também se o sistema novo comporta a estrutura mínima de registro que a norma exige, e não só um campo de texto livre. As perguntas a fazer antes de assinar estão na seção sobre plataforma paga de quanto tempo guardar o prontuário psicológico.
A guarda de cinco anos continua sua durante a troca
O art. 15 da Resolução CFP nº 06/2019 manda guardar os documentos escritos decorrentes da prestação de serviços psicológicos, "bem como todo o material que os fundamentaram, sejam eles em forma física ou digital", pelo prazo mínimo de cinco anos, e o § 1º atribui a responsabilidade pela guarda à psicóloga ou ao psicólogo. O art. 4º, § 1º da Resolução CFP nº 001/2009 repete o prazo para o registro documental, e o § 2º exige que ele fique em local que garanta sigilo e privacidade, à disposição dos Conselhos.
Os dois juntos resolvem a dúvida de fundo: o sistema é onde o registro mora, não quem responde por ele. Se uma fiscalização chegar durante a troca, a resposta é sua, mesmo com o acesso antigo já encerrado.
Na LGPD, o encaixe é o art. 16, I: os dados são eliminados após o término do tratamento, autorizada a conservação para cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador. A guarda de cinco anos do CFP é essa obrigação.
Trocar de fornecedor não é encerrar a atividade
São duas situações com regras diferentes. Encerrar a atividade aciona o art. 15 do Código de Ética Profissional do Psicólogo, que trata do destino dos arquivos confidenciais na interrupção do trabalho, com repasse ao profissional substituto ou lacre para utilização posterior. Esse cenário está em o que fazer com o prontuário ao encerrar o consultório.
Na troca de fornecedor, a atividade continua. Não há substituto, não há lacre, não há repasse a terceiro: o mesmo profissional segue responsável pelo mesmo registro, que mudou de lugar. A escolha entre papel e nuvem é outro assunto, tratado em prontuário em nuvem ou papel.
Quando pedir o descarte da cópia que ficou no sistema antigo
Depois da conferência, e não antes. O Manual Orientativo de Registro e Elaboração de Documentos Psicológicos, do CFP, orienta, para registro informatizado, o descarte definitivo dos arquivos sem qualquer possibilidade de cópias, e pede que quem usa plataforma paga verifique as cláusulas dessa etapa desde a adesão.
O pedido junta a instrução escrita para eliminar os dados, a pergunta sobre em quanto tempo eles saem também das rotinas de cópia de segurança do fornecedor, e a confirmação por escrito, com data, de que a eliminação ocorreu. Guarde essa confirmação junto com o pacote exportado.
O que dá problema na prática
- Cancelar a assinatura antes de conferir a exportação. Sem acesso, não há como comparar nada.
- Aceitar só o PDF de tela. Serve de leitura, não de migração, e redigitar tudo à mão custa mais que uma mensalidade extra.
- Deixar os anexos para depois. "Depois" costuma chegar quando o acesso antigo acabou.
- Esquecer os documentos emitidos e os protocolos de entrega. É a parte do arquivo que a fiscalização pede para ver, conforme o art. 16, § 2º da Resolução CFP nº 06/2019.
- Não guardar cópia própria fora dos dois sistemas. Enquanto a única via estiver com um fornecedor, problema dele é problema seu.
Perguntas frequentes
Preciso avisar as pessoas atendidas que troquei de sistema? A LGPD não exige aviso individual por mudança de operador. Se você entrega um aviso de privacidade que nomeia o fornecedor, atualize o documento. E mantenha atualizado o seu registro de operações de tratamento, previsto no art. 37, porque o local de armazenamento mudou.
O fornecedor antigo pode cobrar pela exportação? Pode, se o contrato previr. A gratuidade do art. 18, § 5º da LGPD vale para o pedido feito pelo titular dos dados, que é a pessoa atendida, não para o cliente do software. Por isso a pergunta sobre custo e prazo de exportação pertence ao momento da assinatura, não ao da saída.
E se o fornecedor não entregar a exportação? Formalize o pedido por escrito, com prazo, e acione o canal do encarregado, quando houver. Persistindo a recusa, cabe reclamação à ANPD e as medidas contratuais cabíveis. Enquanto isso, mantenha o contrato antigo ativo: perder o acesso enfraquece a sua posição e o seu arquivo.
Preciso migrar o histórico inteiro ou só os pacientes ativos? O prazo de guarda vale para todo o registro, inclusive de quem não é mais atendido. Migrar só os ativos é possível, desde que o histórico restante fique guardado por você, legível e íntegro, pelo prazo mínimo de cinco anos do art. 15 da Resolução CFP nº 06/2019.
Conteúdo informativo, escrito para apoiar a sua prática. Não substitui a leitura das normas vigentes do CFP nem a orientação do seu conselho regional.