A Secretária IA lê os pedidos que chegam pelo WhatsApp e deixa a ação pronta no sistema: confirmar, cancelar ou remarcar a sessão, dar baixa no pix e criar a tarefa de um documento pedido. Você aprova com um clique, ou escolhe o que ela pode fazer sozinha. É um recurso contratado à parte, por R$ 19,00 por mês, e depende do WhatsApp conectado.
O que ela faz
Quando um paciente escreve, a IA entende o pedido e a secretária prepara a ação certa, escolhendo o alvo pelo sistema, nunca pelo que a IA "acha":
| O paciente escreve | A secretária prepara |
|---|---|
| Que vai à sessão | Confirmar a sessão: a próxima sessão ainda não confirmada |
| Que não vai, ou que quer cancelar | Cancelar a sessão a pedido do paciente: a próxima sessão, sem cobrar falta |
| Que quer mudar o dia ou o horário | Remarcar a sessão: você escolhe o novo horário na conversa |
| Que pagou, ou manda o comprovante | Dar baixa no pagamento: na cobrança em aberto mais antiga |
| Que precisa de recibo, declaração ou atestado | Criar tarefa para você emitir o documento |
Se o paciente não tem sessão marcada ou cobrança em aberto, não há ação: o pedido continua só na conversa.
Aprovar, descartar e desfazer
Em Secretária IA, no menu, a parte Esperando você mostra cada ação pronta, com o paciente, a sessão ou a cobrança, e o que ela entendeu da mensagem.
- Aprovar faz a ação, do mesmo jeito que pela Agenda ou pelo A Receber, e fecha o pedido da conversa.
- Descartar deixa tudo como estava.
- Ver conversa abre o WhatsApp no ponto do pedido. Para remarcar, o botão é Escolher horário, que leva à conversa.
Em O que ela fez nos últimos 30 dias fica cada ação feita, aprovada por você ou sozinha. Desfazer vale por 24 horas: a sessão volta à situação anterior, a baixa é estornada e a tarefa é apagada. Depois disso, corrija pela Agenda ou pelo A Receber.
O que ela pode fazer sozinha
Em O que ela pode fazer, cada ação tem três opções:
- Desligada: ela não prepara essa ação.
- Pede aprovação: prepara e espera você. É assim que tudo começa.
- Faz sozinha: faz na hora e avisa em O que ela fez, com desfazer.
Duas ações têm regra própria:
- Remarcar nunca sai sozinha: o novo horário é sempre escolhido por você.
- Dar baixa no pagamento sozinha pede uma confirmação ao ligar, e só acontece quando o comprovante é lido com segurança e o valor é exatamente o saldo da cobrança. Valor diferente, ou comprovante que não dá para ler, continua esperando você.
Também dá para limitar quantas ações ela faz sozinha por dia e pausar tudo de uma vez.
O que ela nunca faz
Ela não abre prontuário, avaliação nem documento, não cobra falta, não cria nem cancela cobrança, não emite recibo nem nota fiscal, não muda preço e não apaga nada. Essas ações não existem para ela, nem com permissão.
Mensagem com sinal de risco não passa pela secretária: sai só o encaminhamento ao CVV (188) e ao SAMU (192), e você recebe o aviso, como explicado em Respostas por palavra-chave.
Para funcionar
- O WhatsApp precisa estar conectado, com A IA lê as mensagens novas dos pacientes ligada em Configurações › WhatsApp. Sem isso nenhum pedido chega à secretária, e a tela avisa.
- Ela age só nas conversas de pacientes cadastrados. Se você ligou Só guardar a conversa de paciente com consentimento registrado, vale também para ela.
- Tudo o que ela faz entra no registro da conta, marcado como feito pela Secretária IA.