Em Mensagens, no menu, ficam as conversas do WhatsApp conectado. Sem número conectado, a tela mostra só o convite para conectar; veja Conectar o WhatsApp.
A primeira tela é um resumo: quantos pacientes esperam resposta, as mensagens não lidas, o que está programado para sair e se a resposta automática está ligada. Toque em um nome para abrir a conversa, ou em Abrir conversas para a lista completa. Veja também Quem está esperando resposta.
Esperando, Pacientes e Outros
Na lista de conversas há três abas: Esperando (quem aguarda resposta), Pacientes e Outros. As arquivadas ficam no link Arquivadas, acima das abas, e Início volta ao resumo.
- Pacientes: conversas com quem tem esse telefone no cadastro, como paciente seu. O casamento é pelo telefone da ficha, inclusive quando o WhatsApp da pessoa ainda é do tempo antes do nono dígito.
- Outros: quem escreveu e não é paciente cadastrado. Ficam só 30 dias sem mensagem nova e depois são apagadas. Se for um paciente, cadastre o telefone na ficha: a próxima mensagem já entra em Pacientes.
- Grupos, status e listas de transmissão não entram no sistema.
Vincular uma conversa a um paciente
Quando o paciente escreve de outro número, ou quem fala é o responsável, abra a conversa e, no menu ⋯ do topo, toque em Vincular a um paciente. A conversa passa para Pacientes e fica assim mesmo que o número não seja o do cadastro. O telefone da ficha não muda. Desfazer o vínculo, no mesmo menu, devolve a conversa para Não vinculadas.
Se você ligou Só guardar a conversa de paciente com consentimento registrado, o vínculo também exige o consentimento na ficha.
Encontrar uma conversa
A caixa Buscar nas mensagens, acima da lista, procura o texto sem ligar para acento e maiúsculas. As mensagens são guardadas cifradas, então a busca olha as 3.000 mais recentes, e a tela diz até onde foi.
Organizar
No menu ⋯ do topo da conversa:
- Fixar no topo deixa a conversa no alto da lista.
- Silenciar (8 horas, 1 semana ou sempre) tira a conversa do contador do menu e das pendências do Painel.
- Arquivar leva para a aba Arquivadas.
Fixar, silenciar e arquivar valem também no seu celular, e o que você fizer no celular aparece aqui.
O número ao lado de Mensagens, no menu, conta as mensagens não lidas, sem as conversas arquivadas e silenciadas.
Responder
Escreva no campo de baixo e toque em Enviar (ou Enter; Shift+Enter quebra a linha). A mensagem sai do seu número e aparece na conversa na hora. O que você responder pelo celular também aparece aqui.
Em cada mensagem, o menu ⋯ tem Responder (citando a mensagem), e, nas que você enviou, Editar e Apagar para todos. O rostinho ao lado põe uma reação (👍, ❤️, 🙏…); tocar de novo na mesma tira.
Nas mensagens que você enviou aparecem os tiques do WhatsApp: um tique é enviada, dois é entregue, dois azuis é lida.
Confirmação de leitura
Abrir a conversa aqui não avisa o paciente que você leu. Para mandar a confirmação de leitura (os tiques azuis do lado dele), use Confirmar leitura no menu ⋯ do topo. Quando você lê pelo celular, o contador daqui zera sozinho.
Mandar foto, documento ou localização
- O clipe, ao lado do campo, anexa foto, vídeo ou documento de até 16 MB. Você vê a prévia, pode pôr uma legenda e só então envia. Foto em JPG, PNG ou WebP e vídeo em MP4 aparecem na conversa como foto e vídeo; os outros formatos vão como documento.
- O alfinete de mapa envia uma localização, como o endereço do consultório. Cole o link do Google Maps (em Compartilhar) ou as coordenadas. Link curto, do tipo maps.app.goo.gl, não traz a coordenada: abra no navegador e copie o endereço completo.
A foto de perfil do contato aparece no topo da conversa quando ele a mostra para o seu número. Ela não fica guardada no sistema.
Fotos, áudios e documentos
O arquivo só é baixado quando você toca para abrir. Ele fica guardado cifrado por 90 dias; depois disso, abrir de novo baixa outra vez do WhatsApp, se ele ainda tiver. Arquivos acima de 16 MB se abrem pelo celular.
Em Configurações › WhatsApp, Guardado no sistema mostra quantas conversas, mensagens e arquivos estão guardados e o espaço que ocupam. Apagar arquivos remove antes do prazo os arquivos com mais de 30 dias, ou todos. As mensagens ficam; só o arquivo some.
Áudios têm Transcrever. A transcrição é feita sob o seu pedido e pode ser corrigida em Corrigir.
Resumo e sugestão de resposta
- Resumir, no topo da conversa, mostra os combinados e o que está pendente. Confira antes de usar.
- O botão de varinha, ao lado de Enviar, sugere uma resposta. A sugestão entra no campo: nada é enviado sem você. Quando o paciente pede um horário, a sugestão oferece só horários livres na sua agenda; valor e data de pagamento ficam entre colchetes, como [data do pagamento], para você decidir.
- O que foi combinado (IA), no menu ⋯ do topo, lista datas, valores e prazos combinados nos últimos 30 dias, com quem disse. O que não ficou claro aparece marcado como Não ficou claro.
No Painel
O Painel avisa quando um paciente está esperando resposta há mais de duas horas. Com a leitura por IA ligada (veja Privacidade das conversas), avisa também quando alguém pediu para remarcar, avisou que não vem ou mandou um comprovante, e o botão leva direto para a sessão na Agenda ou para a cobrança em aberto.
Lembretes e cobranças pelo seu número
Com o WhatsApp conectado, o lembrete de sessão e a cobrança por WhatsApp saem do seu número. Se ele estiver desconectado na hora do lembrete, o lembrete vai por e-mail.
Exportar
Exportar a conversa, no menu ⋯ do topo, gera um arquivo de texto com ela. Ela não vai sozinha para o prontuário: anexar é decisão sua.